Seguro que a ti también te ha pasado eso de que tu buzón de correo está lleno y ya no te da más espacio. Por mucho que amplíes te sigue pareciendo poco y al final acaba siempre llenándose y bloqueando los mensajes entrantes. Es entonces cuando vienen problemas como no recibir un correo importante que estabas esperando. Sí, tenías gigas y gigas almacenados en tu buzón y este estaba totalmente lleno, por lo que no había espacio para ningún correo más.
Otro problema común del correo electrónico es que los correos no pueden pesar mucho, en el sentido de que no podemos adjuntar archivos que ocupen más de 15 o 20 MB por lo general, pero ¿y si necesitamos hacerlo y no queremos perder agilidad teniendo que enviar archivos por WeTransfer u otras plataformas de terceros? Pues con el servicio de Exchange podemos enviar mensajes de hasta 150MB con vídeos y planos u otros archivos de gran tamaño que puedan ser comunes en tu día a día.
Ya no digamos cuando además la empresa que nos suministra el servicio de correo lo tiene alojado en países baratos con servidores de baja calidad, sin filtrado de SPAM, por lo que nos llega demasiado correo basura. Estamos más que expuestos a que pasen cosas malas y luego nos echemos las manos a la cabeza.
Antes de nada, evita llegar a saturar tu correo y ve haciendo limpieza en tus bandejas, es una cuestión de sanear el correo y no almacenar por almacenar. Si eres de los que el correo es tu principal herramienta de trabajo y casi que tardas menos en buscar un correo que buscar algo en el ordenador, este artículo te interesa, y con el servicio de correo de Microsoft Exchange puedes olvidarte de todos estos problemas.
Microsoft Exchange como servicio de correo electrónico
Antes de nada, vamos a aclarar algunos conceptos que iréis viendo a lo largo de este artículo.
- Microsoft Exchange Server es un software propietario de colaboración entre usuarios, desarrollado por Microsoft (este es el sistema que hay detrás para el servicio de correo).
- Microsoft Outlook es la herramienta para la gestión de correo, está su versión en escritorio, en app de móvil y la versión online de Outlook
- Microsoft 365, es lo que se llamaba antes al Microsoft Office 365, que son el conjunto de herramientas que se conocían como Office (Word, Excel, PowerPoint, etc.). Igualmente, tienen su versión de escritorio, de apps móviles y su versión online https://www.office.com/
Los planes de Microsoft Exchange te ofrecen el espacio suficiente para evitar estos problemas. Seguro que más de uno está pensando que Google también, la diferencia es que contratando el plan más básico de Microsoft tienes 50GB de buzón de correo, que luego puedes subir a 100GB, entre otras mejoras.
Nadie puede dudar que los servicios de correo que ofrece Google Workspace son de lo mejorcito, pero sinceramente preferimos Microsoft, ya no solo por los 50 GB frente a los 30GB de Google, sino porque con Microsoft, en una misma cuenta de empresa, puedes tener diferentes planes. Es decir, unos usuarios pueden tener cuentas básicas de Exchange (de 40€/año aprox.) y otros cuentas que incluyan Teams para videoconferencias, OneDrive como nube para el Backup almacenando copia de respaldo o accesos a Excel, Word, … De forma online para poder trabajar con tus documentos desde donde quieras con una conexión a internet.
Además de todas estas ventajas, Microsoft cuenta con su propio sistema de filtrado. De este modo te ahorrarás tener que estar subiendo el filtrado antispam de tu servicio de correo o contratando alguno externo más potente para reducir tu tasa de “mensajes no deseados”.
Y de estas cosas solo te acuerdas cuando pasan, pero es importante mencionarlo. Si tienes tu correo sobre el hosting donde alojas la web, en caso de catástrofe, como que el servidor sea hackeado, salga ardiendo o quede destruido por cualquier motivo, recuperar todo el volumen de correo, siempre que tengas backup, puede llegar a ser una tarea tediosa y larga. Te tocará esperar unas horas hasta restablecer el servicio de correo y recuperar todo lo que tenías, algo que no ocurriría si tienes tu servicio de correo con Microsoft Exchange, donde en cuestión de minutos lo tendrás operativo al 100%.
Además, Microsoft Exchange, cuenta con herramientas para facilitar la migración de tus correos a su servidor, es decir, si decides empezar a trabajar con Exchange, no perderás tu correo.
La cosa es muy sencilla, si el correo electrónico es una herramienta fundamental para tu negocio, no lo dudes, pásate a Microsoft Exhange. Si tienes dudas consúltanos, ya son muchas cuentas de correo y empresas a las que hemos ayudado con esto.
Primeros pasos con tu cuenta de Exchange
Una vez que hemos creado tus cuentas en Exchange, el primer paso a seguir sería establecer tu propia contraseña y activar la verificación en 2 pasos para evitar hackeos, ganar en seguridad, y sobre todo en tranquilidad.
Accede a http://outlook.office.com/mail/ con tu usuario y contraseña inicial, ahora te pedirá que introduzcas una nueva contraseña. Recuerda que debe ser una contraseña segura, es decir, de más de 8 caracteres de longitud y si incluya símbolos, números y alguna mayúscula siempre será mejor.
Una vez que ya has puesto tu contraseña, vamos a activar la verficación en dos pasos para mejorar la seguridad en el acceso a tu cuenta personal de correo. Sobre el mensaje que te sale a continuación, puedes darle a omitir, porque a continuación vamos a ver como realizarla, pero de una forma más sencilla, sin que tengas que descargarte ninguna aplicación de autentificación.
¿Cómo activar la verificación en 2 pasos para ganar seguridad en cuentas de Microsoft 365?
La seguridad es cada vez más importante en este mundo digital y Microsoft te ofrece la verificación en dos pasos para asegurar que eres tú el que está entrando a la cuenta y no una tercera persona sin tu autorización, de manera que aunque puedan conocer tu contraseña por cualquier descuido o problema de hackeo externo, siempre tengas conocimiento de que están intentando acceder y tengas que verificar ese acceso.
Ya tienes tu cuenta activa, ahora vamos a configurar la verificación en 2 pasos, que para simplificarlo, lo haremos con el envío de un SMS a tu teléfono móvil particular.
Si estás dentro de Outllok, en la versión online, puedes acceder desde la opción “Ver cuenta” al pasar el ratón en la parte superior derecha, donde aparece tu perfil.
Y aquí, en dentro de todas las opciones de tu cuenta, hacer clic sobre el panel “Información de seguridad” hacer clic en “ACTUALIZAR INFORMACIÓN”.
Otra opción es acceder directamente a esta url https://mysignins.microsoft.com/security-info para configurar el método de verificación en dos pasos.
Una vez dentro de la vista de Infrormación de seguridad, vamos a establecer cómo queremos que nos verifique el acceso a la cuenta. Podrás elegir el método que prefieras, puede ser por teléfono para que te envíen un SMS o llamada, a través de una aplicación de autentificación como Google Authenticator o Microsoft Authenticator donde te mostrará el código a introducir o a través de una cuenta externa de correo electrónico donde te mandarán el código.
¿Cómo se puede cambiar o añadir otra forma de autentificación para verificación en dos pasos en las cuentas de Microsoft 365?
En ocasiones puede ser bastante tedioso esto de la verificación en dos pasos y más si a esa cuenta, por lo que sea, tienen que tener acceso varias personas desde distintos lugares remotos. Pues bien, se pueden establecer más de un método de revisión en dos pasos, por ejemplo un código por una aplicación de autentificación como Google Authenticator o Microsoft Authenticator donde te mostrará un código a introducir y por otro lado, de forma paralela, se puede establecer un teléfono móvil al que enviar un SMS con el código.
Para editar o añadir métodos de verificación en 2 pasos, puedes hacerlo directamente entrando en esta url https://mysignins.microsoft.com/security-info.
¿Cómo configurar cuenta de Exchange en Outlook versión de escritorio?
Si ya dispones de una cuenta de Exchange Online o de Microsoft 365, antes de nada debes saber que quizás no tengas por qué estar instalando nada en tu ordenador, siempre puedes acceder a la versión online de Outlook.
Si has decidido utilizar tu cuenta de Exchange en Microsoft Outlook, al tratarse de una cuenta verificada por Microsoft, te la detectará rápidamente y te ahorrarás todo el proceso engorroso de configuración de puertos y demás. Tan solo necesitarás tu usuario y tu contraseña.
¿Qué es un buzón compartido entre distintos usuarios dentro de Exchange?
Es muy común en las empresas los buzones compartidos por departamentos, donde distintos usuarios acceden de forma concurrente, es decir, al mismo tiempo, a revisar correo entrante y responder. Cada vez se utiliza más esta función con un simple sistema de soporte de tickets. Los clientes mandan sus incidencias y las van atendiendo unos u otros operadores en función del cliente, tipología u horario.
¿Cómo poder ver los buzones compartidos en Outlook?
Si tu cuenta tiene acceso a un buzón compartido, vamos a ver cómo poder ver los mensajes de este y enviar desde el mismo.
Cómo ver los buzones compartidos desde la versión Online de Outlook
Podemos optar por tener una pestaña del navegador para cada cuenta o buzón compartido, o que desde tu cuenta de Outlook tengas acceso a tu cuenta y a los buzones compartidos que quieras.
Si deseas ver los buzones compartidos en otra pestaña, una vez que accedes a tu Outlook, hacemos clic en el icono de tu perfil, seleccionamos la opción “Abrir otro buzón de correo” y le introducimos la cuenta de correo de ese buzón compartido.
Si lo que queremos es ver esos buzones compartidos, dentro de nuestra propia cuenta, una vez dentro de la versión online de Outlook, hacemos clic derecho sobre “Carpetas” y seleccionamos la opción “Agregar carpeta o buzón compartido” e introducimos la cuenta de correo de ese buzón compartido, por ejemplo compras@miempresa.com
Ahora nos aparecerá, justo debajo de las carpetas que teníamos, las carpetas correspondientes a esas cuentas que hemos añadido, y en el idioma que tengan esos buzones compartidos.
Cómo ver los buzones compartidos desde la versión de escritorio de Outlook
Al configurar tu cuenta de correo en la versión de escritorio de Outlook, automáticamente se te cargarán los buzones compartidos a los que tengas acceso como si fuera otra cuenta de correo más.
Cómo ver los buzones compartidos desde la versión móvil en la app de Outlook
Una vez configurada nuestra cuenta en la aplicación de Outllook, para lo que bastará con introducir cuenta de correo, contraseña y verificar el acceso por el método que hubiéramos establecido (SMS, app de autorización,…,etc), ahora vamos a ver cómo añadir los buzones de correo que queramos consultar.
Justo debajo del icono de la cuenta configurada, aparece un sobre de correo con un símbolo de más, hacemos clic y seleccionamos la opción “Agregar un buzón compartido” e introducimos la cuenta de correo del buzón compartido.
¿Cómo insertar firma de correo en Outlook?
¿Cómo poner firma de correo en la versión online de Outlook Web?
Outlook live, es la versión online de Microsoft Outlook a la que puedes acceder, totalmente gratis y desde cualquier lugar, con tu cuenta de Exhange Online o Microsoft 365 para la gestión de tu correo.
Si estás empezando a familiarizarte con esta versión de Outlook verás que resulta muy ágil y cuenta con todas las novedades que van saliendo en cuanto a seguridad y usabilidad, por lo que es un acierto y una comodidad frente a tener que estar instalando programas en el ordenador y saturarlo con software que antes o después se acaba quedando obsoleto.
Para configurar la firma de los correos en la versión online de Outlook, en Microsoft Outlook live, solo tienes que seguir estos pasos:
- 1. Haces clic sobre el engranaje, buscando por firma te saldrá “Firma de correo electrónico”.
- 2. Añades una nueva firma con el nombre que quieras. (Puedes llegar a crear diferentes firmas)
- 3. En las opciones “Para los mensajes nuevos” y “Para respuestas o reenvíos” le añades esta firma creada.
Ya tienes tu firma creada, que saldrá automáticamente en tus mensajes nuevos y en las respuestas o reenvíos que realices.
¿Cómo poner firma de correo en la versión de escritorio de Outlook?
inicio el proceso como si fueras a escribir un correo electrónico nuevo, y en la barra de opciones de Mensaje selecciona “Firmas…” dentro del desplegable de Firma.
Si queremos incluir una imagen a nuestra firma, en vez de insertarla tal cual, lo recomendable es vincularla para que así no venga como archivo adjunto en los correos. Para hacer esto a la hora de insertar la imagen, la debemos subir a una ubicación de internet y una vez que la tengamos seleccionada, seleccionar la opción “Vincular al archivo”.
¿Cómo poner aviso de vacaciones con auto respuesta en Outlook live de Microsoft 365?
Vacaciones, ¡qué suerte tienes! Venga, vamos a ver cómo poner un mensaje de auto respuesta en tu ausencia para que los remitentes sepan que estás ausente y que no podrás atender sus correos.
- 1. Haz clic en el engranaje de la parte superior derecha cuando estás dentro de Outlook Live. En el buscador puedes escribir “automáticas” para que te muestre rápidamente a la opción “Respuestas automáticas”.
- 2. En esta pantalla habilitas las respuestas automáticas y puedes establecer día y hora de inicio, así como día y hora de fin. En la parte inferior del todo podrás escribir el mensaje de auto respuesta que le llegará a tus remitentes en el periodo fijado anteriormente.
Desde esta zona también puedes marcar las opciones relativas al calendario para rechazar automáticamente las invitaciones.
¿Cómo cambiar contraseña para cuenta Microsoft 365?
A pesar de que Microsoft, para los accesos online, cuenta con la autentificación en 2 pasos mediante SMS al teléfono o código de aplicación de autentificación, siempre es bueno cambiar la contraseña cada cierto tiempo. Lo puedes hacer desde tu cuenta de office en https://www.office.com/. Una vez que te hayas logueado con tu usuario y contraseña, sigues estos pasos:
- 1. Haces clic sobre el engranaje de la parte superior derecha de tu pantalla y después en “Cambiar la contraseña”.
- 2. Te aparecerá una ventana como esta para modificar la contraseña
¿Cómo cambiar contraseña de usuarios desde el panel de administrador de Microsoft 365?
Si cuentas con permisos de administrador para las cuentas de Microsoft, puedes cambiar la contraseña de la cuenta, ya no solo de la tuya, sino de cualquiera de la organización. Accede al panel de administración de Microsoft 365 a través de este enlace https://admin.microsoft.com/Adminportal/Home?source=applauncher#/users y una vez seleccionadas las cuentas que deseas, haces clic en “Restablecer contraseña”.
¿Cómo activar el reenvío a otra cuenta de correo en Exchange?
Si te vas a ausentar por vacaciones o deseas que los correos que lleguen a tu cuenta también lleguen a otro compañero, esto te interesa. Es muy sencillo, vamos con ello.
- 1. Haces clic sobre el engranaje de la parte superior derecha de tu pantalla, en la caja de búsqueda escribes “reenvío” para mostrar directamente la opción de “Reenvío”.
- 2. Una vez dentro habilitas el reenvío e indicas la cuenta de correo a la que reenviar tus correos.
- 3. A pesar de que los correos sean reenviados a otra dirección, puedes mantener tu copia para estar al tanto de todo lo que ha ido llegando, basta con marcar esta casilla.
Elegir entre los diferentes planes de Exchange y Microsoft 365
Hasta aquí nuestro resumen sobre Microsoft Exchange, como servicio de correo electrónico. Como hemos podido analizar las ventajas de contar con un servicio de correo como el que ofrece Microsoft, son muchas. Está en tu mano decidir si apuestas por la seguridad, fiabilidad y agilidad en tu correo electrónico.
Aquí te dejamos una tabla comparativa de los planes de precios a día de hoy y sus principales características obtenida de la página oficial de Microsoft, donde los dos primeros serían solamente para utilizar Exchange como servicio de correo con todas las ventajas que hemos comentado, y los dos últimos, donde además de poder disfrutar de Exchange tendrás acceso a todas las herramientas de Microsoft 365, en el plan Básico para utilizarlo en su versión online, y en su plan Estándar para poder utilizarlas tanto en la versión online como descargar las últimas versiones y continuas actualizaciones en su versión de escritorio para instalar en tu ordenador o portátil.
Si tienes dudas consúltanos, en Synergy estaremos encantados de ayudarte con tu paso hacia Microsoft Exchange.
